Los 13 ladrones de tu tiempo

Por Daniel Colombo
@danielcolombopr
Master Coach Internacional

Un alto porcentaje de las personas afirman que el tiempo no les alcanza. Sin embargo, cuando se revisa objetivamente su rutina, la mayoría presenta severas fugas en la forma de ser productivos en diversos aspectos. Son los ladrones de tu tiempo, que actúan encubiertos, sin que te des cuenta, quitándote este bien tan preciado y no renovable.

Conoce la pandilla de los 13 ladrones de tu tiempo

Estos 13 factores son claves para reordenar tu vida, incluyendo los ámbitos personales y profesionales en los que te mueves:

1. Reuniones improductivas
   En países de habla hispana se pierde hasta un 40% del tiempo manteniendo encuentros que podrían evitarse, o resolver temas sin necesidad encontrarse. Las reuniones promedio bien conducidas no deberían llevar más de 30 minutos.
   Recursos: organiza la agenda de cada reunión; establece el propósito de antemano, y verifica si es indispensable hacerlo.
2. Emails sin responder
   Un efecto que produce ansiedad casi inmediata es la acumulación de tareas sin procesar, en especial, la casilla de correos electrónicos.
   Recursos: entrénate en procesar de inmediato todo lo que te lleve menos de un minuto -como agradecer o derivar un mail, o tener pre-formateados varios tipos de respuestas-; prioriza la atención en los mails relevantes; acostumbra a los interlocutores a la brevedad y la redacción ordenada: te hará ahorrar tiempo.
3. Televisión. Si, en promedio, dedicas dos horas al día a ver televisión, eso se traduce en 720 horas al año.
   Recursos: limita tu tiempo; elige de antemano qué querrás ver y agéndalo; programa el apagado automático del televisor pasada cierta hora; reemplaza este hábito por algo que pueda ser más elevador si tienes tendencia a llenar de programas sin sentido.
4. Redes sociales. El tiempo promedio de conexión por persona es de 5 horas y 36 minutos, según estudios científicos del consumo humano. En promedio los usuarios tienen 5 redes sociales y están usando de forma activa 2.7 de ellas.
   Recursos: Sé consciente si tienes una adicción a permanecer más de la cuenta. Utiliza los bloqueos o silenciadores de cuentas que no te interesan. Sigue cuentas que te estimulen y desafíen para aprender y crecer. Observa si te pones reactivo o con emociones encontradas cada vez que te conectas a las redes.
5. Pereza al levantarte o ejecutar acciones. Más del 35% de las personas posponen entre 5 y hasta 45 minutos la simple acción de levantarse en la mañana. Otro 50% reconoce que pospone deliberadamente acciones que deben tomar -inclusive las más sencillas- simplemente por pereza.
   Recursos: entrénate en indicar a tu reloj biológico una hora parecida para despertarse cada día. Descubre tu Cronotipo -hora en la que funcionas mejor; puedes ser alondra, por la mañana; colibrí, por la tarde; o búho, por las noches. Concentra actividades de acuerdo a tu Cronotipo. Ponte una meta de x cantidad de tareas inconclusas que deberán estar listas en poco tiempo.
6. Desorden. Mantener un desorden tanto en tu casa en cosas muy sencillas de organizar, como tu closet o los artículos de aseo; o en el espacio que tienes en el trabajo te quita energía y pierdes tiempo. ¡Si no crees, piensa en todo lo que sucede, en tus emociones, cuando quieres usar la máquina para engrampar papeles y se traba!
   Recursos: ordena tus espacios de uso permanente al menos una vez cada seis meses. Haz una revisión completa de los archivos; digitaliza todo lo posible. Organiza en carpetas tus temas pendientes. Haz listas para mantener claridad mental y más foco.
7. Falta de rigor analítico. La poca asertividad para procesar información lleva a reaccionar frente a las situaciones, en lugar de buscar las mejores alternativas. Esto conlleva que puedes cometer un alto grado de errores -que no tienen nada de malo si los conviertes en aprendizajes-. Sin embargo, pierdes tiempo porque hay cosas simples, como hacerlo bien de entrada, que deberás encarar otra vez.
   Recursos: En temas complejos, practica un tiempo de reflexión y análisis. Verifica alternativas y un ahorro consciente de energía. Analiza sin perder espontaneidad.
8. Chismes y conversaciones intrascendentes. Se ha dicho que, en entornos laborales en Latinoamérica, se pierde más del 15% del tiempo en chismes o temas que no tienen ninguna trascendencia. Si te detienes en la queja, o retroalimentar los chismes, o en temas que no son de tu incumbencia, pierdes tiempo.
   Recursos: Mantén espacios de recreación apropiados y que te eleven. Descarta todo tipo de enredos, chismes y trascendidos: te quitan energía y te meten dentro de cosas que no hacen sentido para ti. Pon freno a quienes quieran vincularte con esas acciones.
9. Falta de procesos productivos. Este es otro gran mal en las empresas y gobiernos por el que se pierde mucho tiempo.
   Recursos: Revisa los procesos; aprende metodologías y tecnologías para facilitar la sistematización de información. Contempla alternativas para la resolución de conflictos. Haz un manual de procedimientos de los temas más usuales y recurrentes: simplificará la tarea en el corto y mediano plazo, y evitará más desvíos.
10. Mala comunicación. El 95% de los malos entendidos en cualquier entorno no tiene que ver con el contenido de los mensajes, sino con el tono de esas comunicaciones.
    Recursos: Aprende técnicas de comunicación. Entrénate en dar y recibir feedback. Escribe un protocolo sencillo a seguir para la comunicación dentro de tu equipo (desde el formato de los mails, hasta el tono en el que se tratarán las personas). Todo esto ayuda a mejorar la comunicación.
11. Falta de descanso. Los ritmos circadianos son el reloj biológico humano que regula las funciones fisiológicas del organismo para que sigan un ciclo regular que se repite cada 24 horas, y que coincide con los estados de sueño y vigilia. Cuando no descansas lo suficiente, estás mas lento y con menos reflejos para accionar.
    Recursos: Organiza tu día para garantizar un mínimo de cantidad de horas que te permita estar lúcido y conectado. Detecta cualquier desvío y procesa un compensador para nivelar tu energía, si te falta. Recuerda que el dormir, así como la alimentación y algo de ejercicio físico como rutina son esenciales para mantener alta tu energía.
12. Pensamientos obsesivos. La fantasmática es un proceso psicológico humano por el cual tu mente se invade de fantasmas que te quitan reflejos. Entregas tu poder al miedo y a esas creaciones inconscientes, que te limitan. Quedarte rumiando por cosas que asaltan tu presente sólo te consume foco y energía.
    Recursos: Busca ayuda en un terapeuta. Reconoce qué pensamientos recurrentes tienes, y desactívalos o reemplázalos por otros que jueguen a tu favor.
13. Vivir comparando el presente con el pasado. Otra conducta frecuente es estar todo el tiempo en comparación de una situación presente con el pasado; además de consumirte tiempo, desgasta tu energía; y no hay nada que puedas hacer porque aquello está en el pasado, y no se puede modificar en el hoy. Puedes utilizarlo para aprender y desde ahí, accionar y proyectar lo nuevo. Sin embargo, si te quedas comparando permanentemente, siempre sales perdiendo, porque el simple hecho de detenerte en ese pensamiento te resta energía para accionar ya mismo.
    Recursos: Incorpora la práctica de yoga, meditación, mindfulness o cualquier otra disciplina de auto conocimiento. Te ayudará a mantenerte en presente, y no conectado con el pasado -donde se aloja la depresión- o con el futuro -donde nace la ansiedad-. Vive en presente, que es lo único que existe de verdad.

Daniel Colombo
Master Coach especializado en CEO, alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; autor de 21 libros, comunicador profesional.

Más información:
www.danielcolombo.com
Facebook: DanielColomboComunidad
Twitter: @danielcolombopr
Instagram daniel.colombo
Youtube: /DanielColomboComunidad

 Síguenos en Facebook
 Síguenos en Instagram