9 reglas para dejar de perder tiempo en las reuniones
Más del 40% del tiempo en las empresas se pierde en reuniones improductivas. Si esto se traduce a cifras, seguramente los financieros estarán más que preocupados en semejante despilfarro de dinero, y de energía.
Por Daniel Colombo
@danielcolombopr
Master Coach Internacional
¿Por qué sucede? Básicamente porque hay una tendencia a improvisar las reuniones y a no llevarlas de acuerdo con un orden que permita que sean dinámicas y efectivas.
Aquí van estas 9 reglas para poder reconducirlas con todo éxito:
- Las reuniones se planifican: es necesario distribuir al menos 3 días hábiles antes el temario, la agenda (con la duración de inicio y finalización) y las metas o formas de medir el resultado exitoso del encuentro.
- Duración: en reuniones asiduas, recomiendo hacerlas en 40 minutos como máximo. Más allá de eso, se pierde el enfoque y la motivación.
- Organizar el encuentro: esto requiere de la reserva de la sala, contar con todos los elementos necesarios, incluido el café o refrigerio, lo que evitará molestas interrupciones o silencios abruptos cuando ingresa el personal de asistencia. Comunicarlo adecuadamente. Enviar un recordatorio 24 horas hábiles antes. Probar y prever todos los elementos técnicos, como proyector, computador; y físicos, como pizarra, marcadores que funcionen, papel en blanco o blocks de notas para cada participante, lapiceras. Estos detalles marcan la diferencia y ahorran tiempo.
- Celulares apagados: no estarán permitidas las interrupciones de móviles por ningún motivo. En muchas empresas hemos logrado que se dejen afuera, con la secretaria del sector. En caso de una emergencia, será ella la indicada para llamar al colaborador y pasarle la llamada fuera del espacio de reuniones. Funciona muy bien colocar bloqueadores de señales de celular dentro de cada sala de reuniones.
- Avanzar según el orden del día: no saltearse temas. Se supone que, si lo han preparado correctamente, cada participante tiene consigo todos los elementos, materiales, datos e informes que presentará en su momento. No debiera haber dilaciones ni interrupciones. Si quedan puntos, podrán fijar reuniones con todo el equipo, o con algunos miembros en una fecha concreta para avanzar, y luego, reportar a los demás de idéntica forma al encuentro original.
- Conducir la reunión: si bien hay una tendencia de que la máxima autoridad presida el encuentro, esto no siempre es recomendable. Puede ser rotativo, o bien, asignar mensualmente un responsable. Será el que hará respetar con disciplina y dirección, la duración de todo el encuentro; hará callar cuando se superpongan temas en debate; sacará las conclusiones que luego se volcarán en el registro o minuta de la reunión, y traerá el foco cuando se vayan por las ramas. Necesitarán asignar una persona que tome notas sobre los abordajes y decisiones. Esta minuta no es una transcripción del encuentro: es el reflejo de lo decidido, agregando el responsable del tema, fechas límite, y explicitar cómo se reportará el resultado exitoso. Es fundamental que cada uno hable a su tiempo, y que no se superpongan. Será el facilitador el responsable de acotar estas situaciones. Una técnica que funciona muy bien: cuando alguien se va por las ramas, decir muy claramente: “¿Y el punto es…?” para que vaya directo al grano.
- Recapitulaciones parciales: luego de cada punto, quien conduce la reunión pasará en limpio lo decidido en la reunión. Los encuentros de trabajo no son para quejarse o pasar solamente un parte diario de problemas. Deben convertirse en espacios de aprendizaje, evolución y de cooperación entre los integrantes.
- Resumen: antes de finalizar y máximo el día siguiente. Quien preside la reunión reforzará la síntesis del día, reiterará los compromisos para que cada uno asuma su responsabilidad, y será el responsable de que le llegue la minuta-resumen a todos los participantes, como máximo en las 24 horas hábiles siguientes a la fecha. Importante: colocar debajo que, en caso de no recibir respuesta o feedback de cada persona en las siguientes 48 horas, se considerará aprobado el resumen, y se da por hecho que todo está en ejecución según lo hablado, con las responsabilidades que le quepan a los presentes.
- Invitar sólo a quienes tienen que estar: un error muy frecuente es convocar a personas que no tienen nada que ver con los temas del orden del día. Esto también se paga caro en cualquier organización, ya que, por abarcar mucho, se dispersa la energía, y se quita tiempo productivo que debería aplicarse en otras tareas. En todo caso, si en la reunión se lo ha establecido, se puede copiar el resumen a la persona que no asistió, indicándole específicamente por qué se le está enviando y qué se espera de su gestión.
Daniel Colombo
Facilitador y Master Coach Internacional especializado en CEO, alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; motivador; autor de 28 libros y comunicador profesional.
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Redacción Vida Positiva