¿Es la oficina el escenario de la productividad?
La oficina sería una verdadera trampa para la concentración y la proactividad de las personas.
Optimizar la productividad es sin dudas uno de los objetivos protagonistas para obtener rentabilidad en las pequeñas y medianas empresas. Y en materia de Recursos Humanos, al igual que en la mayoría de los ámbitos que conforman la vida económica y social los mitos están a la orden del día. Una de las creencias más extendidas sobre la correlación entre productividad y eficiencia, dice que “trabajar en la oficina es el ámbito por excelencia para regular la eficacia de los empleados”.
Para el co fundador de la empresa líder en software 37 signals y autor de “Retwork”, Jason Fried, creer que la oficina es la panacea de la productividad, es una falacia.
“Las compañías invierten millones de dólares en oficinas, rentas y equipamiento para que sus empleados tengan un lugar de trabajo confortable. Pero, cuando se le pregunta a los empleados donde obtienen sus mejores resultados laborales, la respuesta nunca es en la oficina”, argumenta Fried quien a través de diversos estudios demostró las personas obtienen una mejor productividad en entornos que trascienden los entornos estrictamente laborales.
En el marco de su conferencia en TEDxMidwest, Fried consideró que la oficina es el peor ámbito para estimular la eficacia ya que las interrupciones y el exceso de reuniones son las dos amenazas principales para aumentar el rendimiento de los trabajadores.
En síntesis la oficina oficiaría como una “trituradora” con una jornada laboral limitada a momentos fragmentados , ya que la verdadera y productividad sucede en lapsos de 15 o 30 minutos hasta que suceden interrupciones que distraen de manera permanente al empleado de su tarea. “No se le puede pedir a nadie que tenga una gran idea o sea creativo en 15 minutos”, explica Fried.
La oficina sería una verdadera trampa para la concentración y la proactividad de las personas y para el autor no son las redes sociales o las distracciones virtuales el motivo de la dispersión, sino el paradigma de funcionamiento de los entornos laborales tradicionales. El sinnúmero de reuniones permanentes y sin sentido, serían el mayor motivo de dispersión e improductividad.
Pero, entonces ¿cuál es el escenario laboral acorde a la eficacia de los trabajadores? El experto brinda tres respuestas que sintetizan su argumento:
1. Impulsar el día del silencio: Elegir una jornada laboral por mes en la cual la norma sea el silencio. Está comprobado, que cuando hay silencio la productividad aumenta rápidamente. Cuatro horas de trabajo sin interrupciones es el mejor regalo que se puede hacer en la oficina.
2. Cancelar todas las reuniones posibles: Pocas cosas hay más improductivas que una reunión sin los objetivos claros. Hay que aprender a decir un no rotundo a este tipo de tareas, y en vez de posponerlas, cancelarlas. Muchas de las cosas que había que hacer se demostrarán como innecesarias.
3. Fomentar los modelos de comunicación más pasivos: En vez de convocar reuniones para intercambiar opiniones, hay que motivar a los empleados a utilizar modelos de comunicación más pasivos, como el email o la mensajería instantánea. Así, las interrupciones se producen solo cuando uno lo elige, ya que el email se puede cerrar, pero una interrupción física no.