13 tips para hacer reuniones productivas on-line

Por Daniel Colombo
@danielcolombopr
Master Coach Internacional

Las áreas de tecnología, que desde hace tiempo venían pidiendo pista para aterrizar con metodologías de trabajo más ágiles en esas empresas quedadas en el tiempo cobran hoy un protagonismo esencial: necesitan garantizar que todo siga funcionando con la gente desde sus hogares.

Lo cierto es que, cuando pase el Coronavirus, tendremos muchos desafíos por delante, y entre ellos está el crear nuevas culturas de trabajo, cómo medir la productividad (si presencial, si a distancia) y cómo capitalizar en términos de experiencia este gran aprendizaje colectivo mundial.

Reunionitis

En América Latina se pierde un 40% del tiempo en reuniones improductivas; es decir, que no sirven para nada.

Este mundo cambió para siempre y si no están preparados para afrontar el desafío se vienen tiempos peores cuando pase la pandemia, o irrumpa otro problema grave que deban afrontar.

Por lo tanto, quizás convenga empezar a moderar esa idea de que “pronto vamos a volver a estar como antes”, porque, lamento informarles, nada volverá a ser como entonces.

Es por eso que facilitar reuniones, seminarios y encuentros on-line puede ser todo un desafío para quienes no están entrenados, y las técnicas varían, por lo que es recomendable aprender a desaprender las formas habituales, e incorporar las nuevas.

Tips para hacer reuniones productivas on-line

1. Preparar el temario

Es fundamental que todos dispongan anticipadamente de los temas que abordarán así preparan lo que debe aportar cada uno. Sugiero abrir también una instancia de feedback para recoger inquietudes de los demás par incorporar aspectos a tratar, y especificar el horario de inicio y finalización.

2. Enviar las invitaciones

Cada miembro recibirá una invitación vía la plataforma elegida, para agregarla a su calendario virtual, o podrá bajarla a su agenda en papel. Por lo general estas invitaciones ya incluyen el código de acceso a la reunión y el link directo.

3. Entorno físico:

Al trabajar a distancia es fundamental evitar ruidos de fondo, distracciones, tener la música alta y cualquier otro aspecto que disperse el foco de cada participante.

4. Celulares silenciados:

Si bien en este caso es importante tenerlo a mano por cualquier urgencia relativa con la reunión (por ejemplo, una caída tecnológica que se comunica a través de un grupo de chat), es recomendable que estén en modo silencio o vibrar durante toda la reunión.

5. Plataforma adecuada

Mis favoritas son Zoom, Hangouts de Google o Skype, que tienen mucha estabilidad, flexibilidad, son fáciles de utilizar y tienen varias prestaciones interesantes. Hay opciones pagas que también amplían estas opciones. Es importante asegurarse que todos cuenten con señal de internet y que descarguen los programas apropiados a sus dispositivos.

6. Preparar a las personas para la reunión virtual

Por ejemplo, una reunión de briefing de 10 minutos el día anterior introducirá los temas principales, y, además, te asegurarás de que todos conozcan la tecnología y no se presenten mayores inconvenientes.

7. Comenzar y terminar a horario

Una reunión virtual no es un after con amigos: tiene la misma dinámica que en forma presencial.

8. Determinar quién lidera la reunión

Puede ser el máximo responsable de un equipo, o, dentro del liderazgo colaborativo, impulsamos que pueda ser un rol rotativo dependiendo de los asuntos.

9. Confidencialidad

Las reuniones virtuales se rigen por los mismos parámetros de confidencialidad que las presenciales, por lo que es importante establecer de antemano el protocolo a desarrollar al respecto.

Las áreas de tecnología pueden encargarse de garantizar aspectos de seguridad de datos y sugerir las mejores tecnologías al respecto.

10. Ilustra tus ideas

El estar on-line limita de alguna forma el lenguaje no verbal en los intercambios; de allí que es sumamente importante tener en cuenta tres cosas:

1. Que sea entretenida, rica y dinámica
2. Qué practiques distintos modos de reflejar las ideas, pensando en los públicos visuales, auditivos y kinestésicos. Haz confluir la explicación para abarcar los tres sistemas representacionales y asegurarte de que tu mensaje llegó.
3. Chequea cómo va la reunión: haz preguntas de control y de gestión emocional, del estilo “¿Cómo vamos hasta aquí?”, “¿Ha quedado claro el punto x para todo el equipo?”. Haz que levanten la mano (incluso Zoom tiene esa función, virtual); te recomiendo que apliques tu creatividad para que se sienta que están juntos.

11. Si vas a mostrar documentos

Asegúrate de dominar la función de compartir pantallas. Ten en cuenta que en una reunión presencial hay más contexto para analizar temas; en una virtual sugiero que los envíes antes, o bien, los presentes y los envíes inmediatamente a continuación, ni bien terminen la conferencia. Es más: ya deberías tener listo el link o el e-mail para compartirlo y que todo el mundo tenga la información rápidamente.

12. Tomar notas y hacer un resumen de la reunión

Aunque quede grabado, es importante seguir con la dinámica de tomar notas y hacer la minuta de los temas tratados, su deadline y los responsables. De esta forma podrás hacer un mejor seguimiento. Todo necesita quedar volcado en un sistema compartido, como el servidor corporativo, Dropbox, Drive y otros existentes, para que nadie juegue el juego del “yo no me enteré”.

También antes de finalizar, hacer una recapitulación de los compromisos y decisiones tomadas.

13. Para empezar y terminar la reunión

En el caso de una crisis como la que se está viviendo por el Coronavirus en marzo 2020, es importante incorporar una herramienta del coaching ejecutivo, que propongo para todo tipo de reuniones, más allá de los momentos extremos: Check in, Check out. Al inicio tomarás unos minutos para que cada uno exprese lo que sienta o quiera, para entender como líder de reunión en qué estado emocional se encuentran las personas. Al final, el Check out por lo general está más relacionado con el resultado de la reunión; aunque puedes animarte a disparar una pregunta poderosa para reforzar los compromisos, por ejemplo: “¿Qué nuevo reto podrás asumir desde hoy para mejorar tu desempeño mientras haces home-office?”.

Daniel Colombo
Facilitador y Master Coach Internacional especializado en CEO, alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; motivador; autor de 28 libros y comunicador profesional.

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