Cómo evitar que las reuniones sean una pérdida de tiempo

Cuando hago esta pregunta en los talleres de trabajo suelo escuchar que el 50 por cierto de las reuniones serían perfectamente evitables (es una media. Por supuesto, no todas las compañías son iguales). Sin embargo, cuando se trata de una multinacional o de una gran empresa, la cifra que han llegado a decir se eleva al 80 por ciento. No está mal como ejemplo de improductividad… Piensa por un momento la cantidad de cosas que podríamos hacer si no tuviéramos el síndrome de la “reunionitis” tan acusado en tantas empresas o en tantos jefes. Pues bien, a continuación vamos a proponer unos pasos muy sencillos, que no siempre se llevan a cabo y que si se hicieran, seríamos mucho más eficaces, más productivos, llegaríamos antes a nuestras casas y podríamos dedicarnos a cosas más interesantes como ser felices.

1. ¿El objetivo está claro? Cuando lances la convocatoria, asegúrate que los asistentes saben a qué van y cuál es el orden del día o los puntos de los que se va a tratar. No es la primera vez que escucho por los pasillos: “voy a una reunión y no sé para qué”. Antes de comenzar, recuerda el objetivo o mejor aún, pregunta a los asistentes para que ellos te lo digan con sus propias palabras. Si no son claros, ya sabes… La responsabilidad es de quien convoca.

2. Envía la información previa antes de un modo abreviado. Otra manía que se extiende en las empresas: adjuntar archivos de páginas y páginas, que nadie lee. El que lo manda se siente tranquilo y el que lo recibe tiene muchas justificaciones para no leerlo. Por ello, una vez más, si los participantes han de preparar algo, envíalo de manera muy resumida.

3. Convoca solo a los asistentes necesarios. Otro error extendido: reuniones de muchas personas en formato conferencia. ¿No hay métodos más eficaces para que las personas accedan a la información? En este punto, hay otra clave. Los convocados han de tener la capacidad de tomar decisiones. Si no, ya sabemos… las cosas se dilatan y volvemos a caer en la pérdida de tiempo.

4. Reuniones lo más breves posible. Hay muchos tipos de reuniones desde informativas a generación de ideas. La duración de la misma dependerá del objetivo, pero, cuidado, una vez más tenemos el riesgo de caer en las “reuniones chicles” que se estiran en el tiempo. Al cabo de 45 minutos nuestra atención decae. Por ello, una práctica interesante al comenzar es definir el tiempo de finalización. En algunas empresas, incluso, cuando son reuniones informativas o de toma de decisiones rápidas se han llegado a hacer de pie. Es el mejor método para acabar antes.

5. Definir roles dentro de una reunión. Hay tres roles básicos: el líder, que ha de dirigir la reunión y garantizar que las conversaciones no se van por otros derroteros; el vigilante del tiempo, que controla el reloj en todo momento; y quien hace el acta de la reunión. Dichos roles se han de definir antes de comenzar.

6. Decisiones claras y plan de acción: al finalizar la reunión cada asistente ha de saber qué ha de hacer y cuándo. Cualquier ambigüedad aquí vuelve a ser un fracaso. Para ello, quien ha tomado acta debería leer las decisiones a adoptar y verificar que las personas se comprometen. Por supuesto, luego se ha de enviar. Y si se puede hacer en el mismo momento, mejor. Tiempo que ganamos.

7. Seguimiento de los planes de acción: a veces parece que existe una creencia colectiva de que si se escriben los compromisos se cumplen por “arte de magia”. Y todos sabemos que no es así. El seguimiento de los planes de acción suele ser un área de mejora bastante extendida. Por ello, no está de más que se dediquen unos minutos a revisar cómo se va a hacer el seguimiento de lo acordado.

Pues bien, si en vez de ser tú quien convocas, eres uno de los asistentes, sugiere los pasos anteriores. Y por supuesto, en la medida que puedas evita asistir a reuniones que no consideres esenciales. No lo olvidemos: el recurso escaso es nuestro tiempo y dependiendo de cómo lo invirtamos, estaremos condicionando nuestra satisfacción personal.

Fórmula: En la medida que gestionemos las reuniones de un modo adecuado, ganaremos en productividad, tranquilidad y tendremos más tiempo para cosas más importantes.

Recetas:

1. Antes de una reunión, deja claro los objetivos, facilita la información previa de modo resumido y convoca a quien realmente deba estar.

2. Durante la reunión, define los roles y utiliza el menos tiempo posible.

3. Al finalizar, revisa los planes de acción y compromisos; y por supuesto, no olvides hacer un seguimiento de lo acordado.

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